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疫情時期,電子合同簽約更安全高效
 
2020年04月27日

3月4日,人力資源社會保障部辦公廳印發《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》(人社廳函〔2020〕33號)。

文件明確:用人單位與勞動者協商一致,可以采用電子形式訂立書面勞動合同。采用電子形式訂立勞動合同,應當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求,確保其完整、準確、不被篡改。符合勞動合同法規定和上述要求的電子勞動合同一經訂立即具有法律效力,用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定,全面履行各自的義務。

電子合同

是什么?

根據聯合國國際貿易法委員會《電子商務示范法》以及世界各國頒布的電子交易法,同時結合我國《合同法》的有關規定,電子合同可以定義為:雙方或多方當事人之間通過電子信息網絡以電子的形式達成的設立、變更、終止財產性民事權利義務關系的協議。主要是指通過數據電文、電子郵件等形式簽訂的明確雙方權利義務關系的一種電子協議。

相較于紙質合同,電子合同有著傳輸方便、節約成本等優點。

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電子

合同

Electronic contract

VS

紙質

合同

Paper contract

01

無接觸、可異地簽署

傳統紙質合同雙方簽約需要當面簽署,電子合同規避了疫情期間的接觸,直接在線實現合同簽署功能。

02

降低時間、金錢成本,規避遺失風險

傳統紙質合同簽署審批、打印、蓋章、簽字、校對,郵寄合同還存在丟失風險;簽署后,后期如有調整、修改,需要二次重復工作時間成本加大。電子合同的簽署、制定、調整、修改全部可以在線操作,直到簽署成功。

03

提高效率,方便隨時查詢、調閱

傳統紙質合同需要充足的空間存檔管理,如使用、查詢、調閱的難度大,需要指派專門的工作人員負責管理。使用電子合同能提高合同管理效率,減少人員及時間成本,隨時在線上使用、查詢、調閱。

04

安全存儲,不易篡改

傳統的紙質合同,安全性差。電子合同是以電子數據為媒介,傳輸環節采取加密保護措施,保障傳輸過程的保密性和完整性。平臺對電子合同數據進行加密存儲,保證電子合同數據安全,做到司法落地。

05

電子合同實現無紙化辦公

無紙化辦公是互聯網時代提出的全新辦公理念,電子合同讓合同簽署脫離紙張,簡化流程,開啟全新合同簽署方式。電子合同簽署的無紙化,能夠讓企業輕裝上陣,節能減負,釋放出巨大效益,提高辦公效率。

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注意

事項

用人單位和員工,在通過微信、郵件等電子方式進行勞動合同簽署時,為避免后續發生糾紛,HR應當注意尤其以下幾點:

(一)電子勞動合同簽署時,應當確認聯系對象(員工)身份的真實性。

(二)不論簽署前,還是簽署后,均應當傳輸完整版本,而不是只發送首頁或者簽字末頁。

(三)勞動合同中應當加入條款:電子簽名或者電子簽章具有同等法律效力。

(四)簽署電子形式的勞動合同,還應當注意保留溝通、簽署電子勞動合同的記錄,以備后續發生糾紛時作為輔助證據使用。

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